
まずは「タグ」の付け方ですが、アプリでもファイルでも、Finderから簡単に付けられます。

タグを付けるとそのカラーを使って検索することができるようになっています。すべてのファイルに付けられるので、DropboxやiCloudに保存してあるファイルも一括で検索が可能になり、管理が楽になると思います。

新たにファイルを制作した場合は保存するときにタグが設定することが可能です。

Finderのサイドバーにもよく使う「タグ」が表示されるので、ここから一気に検索することもできます。

もちろん新たなタグも作成可能なので、自分のわかりやすい名前で管理するという方法もできます。
プロジェクト毎にタグで管理しておけば、ファイルがバラバラの場所に保存してあってもすぐに検索することができるので、これを使わない手はないと思います。